【2015年10月号特集】マイナンバー制度とは?

全日本不動産近畿流通センター
Z-supportアドバイザー
スカイケア行政総合事務所
行政書士 森田 文子

平成27年10月から社会保障・税番号(マイナンバー)制度が始まりました。
そして平成28年1月から、これらの番号(12桁)の利用が一斉に始まります。
その制度について、すべきことを簡単にまとめてみました。

【制度の趣旨】
マイナンバー制度の目的は、「行政運営の効率化」や「国民の利便性の向上」、「公平、公正な社会の実現」などとされています。
【対象者】
住民票を有するすべての個人と、すべての法人に対して番号が付けられます。
【マイナンバー制度の流れ】
  • 1.平成27年10月以降、マイナンバーが記載された『通知カード』が簡易書留により
      住民票の住所に送付されます。(家族の分も含め紛失しないように保管して下さい。)
  • 2.平成28年1月以降、市区町村への申請により、『個人番号カード』の交付を受けられるようになります。
      『個人番号カード』は写真入りのカードになります。その為に運転免許証等のように身分証明書として使用できます。
【マイナンバーの利用についてのリスク】
すべての個人と、すべての法人に対して番号が付けられる為、その管理が問われます。
個人番号の漏えいや不正な利用により、国民の権利と利益が損なわれる可能性があります。
その為、マイナンバーを取り扱う行政機関はもとより、企業にも厳重な安全管理のための法律に従った対応が求められます。机の上にマイナンバーの表示がある書類を放置したり、不要なマイナンバー記載の書類をゴミ箱に捨てたり、他人にマイナンバーを知らせたりすることは禁止事項となります。
【企業でマイナンバーを扱う時はどんな時?】
企業では主に税や社会保険の手続きで従業員等より個人のマイナンバーを取得し、取り扱うことになります。その使用取り扱いについては法律の規制があり、むやみやたらに使用することはできません。マイナンバーの記載が必要な手続きのみで取扱うことができます。
例えば、源泉徴収票や健康保険、厚生年金保険、雇用保険関係の届出書ですが、民間の取引により報酬を支払う場合、地代、家賃を支払った場合等についてもその支払先からマイナンバーを取得し、法定調書に記載することになります。相手が法人であれば法人番号を取得し記載することになります。
【マイナンバーの取得から廃棄まで】
  • 1.全従業員等(雇用形態は関係なし)にマイナンバーの利用目的、マイナンバーの通知について、個人番号カードの交付申請について、取り扱いにおける禁止事項等を説明する。
    開始後、従業員からマイナンバーを取得する。
  • 2.直接関係する部署である総務、経理業務担当者にも伝えておく。
    •   ● 利用目的以外で取得、利用、他者へ提供しない。
    •   ● 法令で定められた利用目的以外に保管しない。使用する必要がなくなった時は廃棄すること。
    •   ● 漏えい等の対策(安全管理措置)を確実に行えるように社内ルールを決めて厳守すること。
  • 3.従業員よりマイナンバーを収集する。

      〕用目的を説明した上で、
      ▲泪ぅ淵鵐弌爾記載された書面を受け取り、
      K椰由稜Г鬚垢
      ことが必要です。
      日本に居住する外国人にもマイナンバーが付与されますので外国人従業員からも取得する必要があります。
      派遣社員は派遣元企業が取得する為に派遣先企業が取得する必要はありません。
      正社員が少なくても、パート、アルバイトが多い企業の場合は取扱うマイナンバーが多くなります。

  • 4.従業員以外のマイナンバーを取得する

    従業員本人以外でも源泉徴収票の場合では「扶養控除等申告書」や健康保険等の手続きでは扶養家族のマイナンバーが
    必要となります。本人確認は運転免許証等で確認します。(写真付身分証明書)扶養家族の場合は、従業員が「代理人など」となって収集することになります。

      その際
    ―抄醗が代理権者であることを確認する為に配偶者等との関係が記載されている戸籍謄本、世帯全員の住民票あるいは本人の健康保険証  代理人である従業員の身元確認(運転免許証)
      K椰佑慮朕揚峭罐ード、通知カード
      が必要です。

  • 5.本人確認について

    従業員の本人確認については雇用関係にあることから本人に相違ないことが明らかである場合は身元確認は必要ありません。
    本人確認の方法としては厳格に決められており番号確認・身元確認が必要です。

    確認内容 確認方法
    番号確認 記載されたマイナンバーが正しい番号であることの確認 通知カード
    マイナンバー記載の住民票
    個人番号カード
    (番号確認、身元確認が可能)
    身元確認 そのマイナンバーの正しい持ち主であることの確認 運転免許証
    パスポート等
    個人番号カード
    (番号確認、身元確認が可能)
  • 6.従業員以外のマイナンバーの取得・記載について
      従業員以外の支払先は主として以下の5種類となります。(法人の場合は法人番号を取得)
    名称 マイナンバーを取得する相手
    報酬、料金、契約金等の支払い 税理士、社会保険労務士
    原稿の著者、講演講師等
    不動産の使用料等 地主・大家
    不動産等の譲り受け等 不動産等の譲渡者
    不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料 不動産の売買や貸付のあっせんをした者
    配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書 株主
      上記のマイナンバーを取得する相手には利用目的を説明して下さい。
      不動産の使用料の支払調書については年間支払合計が15万以下の者については提出義務がありません。
      大家さんが遠方など直接対面して取得が困難な場合は
      ―駝未砲茲觴萋
      ▲瓠璽襪砲茲觴萋
      B緲人を経由する取得
      をすることができます。
  • 7.受給者(従業員)に対する書面交付について

      法令上で交付義務が定められている場合でなければ、マイナンバーを表示した書面等を受給者(従業員)に交付することは
      原則できません。例えば源泉徴収票を所得の証明として交付する場合はマイナンバーは表示不可です。

  • 8.保管・廃棄について

      一定期間保管が義務付けられている申告書等はその法令による保管が必要です。   それ以外の保管は必要がある場合(例えば継続的な雇用がある等)に限られており本人確認の完了後は安全管理の観点より保管せず廃棄しなければなりません。   廃棄の方法は可能な限り速やかに、復元不可能な方法で廃棄する必要があります。
      取得した年ごとにファイリングする等、廃棄するべき時期がわかるように管理するとよいと思います。
      廃棄の事実を業務日誌などに残すことにより、後日検証できる体制になっていることが必要です。
      パソコンでの取得の場合は削除した操作のログが残るシステムを使用して下さい。

  • 9.漏えい対策について

      漏えい等の防止のため、安全管理措置が必要です。最低限、
      .泪ぅ淵鵐弌爾亮茲螳靴い亡悗垢觴勸教育
      ⊆茲螳靴ぜ卞皀襦璽襪侶萃
      取り扱う従業員を限定する
      こ杏瑤らのアクセス防止処置
      ゥ僖愁灰鵑稜舛見防止対策の措置
      を行なって下さい。

  • 10.法人番号について

      法人番号は法人の申告、届出書類等を官公署に提出する際に、提出者や支払者の法人番号を記載することとなっています。
      法人番号には、個人のマイナンバーのような厳格な利用制限がありません。

  • 以上のように今回のマイナンバーでは

    • 1.全従業員(雇用形態は関係なし)とその扶養家族が対象
    • 2.利用目的以外の利用や提供は不可
    • 3.厳格な本人確認が必要
    • 4.必要な場合は保管。必要がなくなると即廃棄

    最低これだけは覚えておいて下さい。